Umělá inteligence (AI) je dostupnější než kdy dřív a už ji nemůžeme vnímat jen jako módní výstřelek. Pojďte zjistit, co AI je, jak funguje, které nástroje stojí za zkoušku a jak začít, aby se postupně stala přirozenou součástí vašeho podnikání. Výsledkem bude efektivnější a ziskovější firma, která drží krok s dobou a dělá lepší rozhodnutí.

🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, kde na jednom místě řídíte projekty, finance i výkon firmy 100% digitálně, na dálku a s AI funkcemi. Podívejte se, co všechno umí.

Proč využívat AI v malé firmě?

Umělá inteligence vás zbaví práce, která vám bere čas, energii i peníze. V průzkumu Salesforce se ukázalo, že AI pomáhá zvýšit tržby u 91 % malých a středních firem, které ji využívají. U 87 % přispívá k lepšímu zvládání růstu a 86 % firem potvrzuje zvýšení marží.

Co vám AI může přinést?

  • Uvolní ruce – vyřeší opakované a rutinní úkoly, které zatěžují lidi.
  • Zkrátí reakční dobu – rychle dodá podklady pro rozhodování, dá vám zpětnou vazbu, předpřipraví odpovědi nebo rovnou navrhne další krok.
  • Snižuje potřebu specializace – některé odborné úkoly už s pomocí technologií odbaví i běžný uživatel.
  • Zvýší efektivitu bez rozšiřování týmu – ideální řešení, když nechcete nebo nemůžete nabírat další lidi, ale potřebujete stihnout více práce.
  • Zrychlí orientaci v datech – najde nesrovnalosti, vyhodnotí vývoj, upozorní na odchylky – třeba neobvyklý pohyb cash flow nebo výkyv ve vytíženosti týmu.
  • Sníží chybovost – dobře nastavený systém neudělá překlep, nezapomene na termín a nevynechá důležitý krok v procesu.
  • Podporuje růst bez chaosu – díky spojení AI a automatizací můžete rozšiřovat služby nebo objem zakázek bez toho, aby se vám rozpadly procesy.

Velkou výhodou je, že AI můžete začít využívat rychle a levně (často i zdarma). Většina nástrojů navíc běží online v cloudu, takže není nutné nic instalovat a už vůbec ne programovat – práci s AI zvládne každý, nepotřebujete diplom z IT.

Jak fungují jazykové modely a který „chat s robotem“ vyzkoušet?

Jedním z nejrozšířenějších typů umělé inteligence je tzv. generativní AI, zejména ta, která pracuje s texty. Umí psát, shrnovat, překládat, programovat, analyzovat data, hledá souvislosti, navrhuje řešení. Jen píšete otázky nebo zadání (tzv. prompty) do chatu a AI s vámi komunikuje jako digitální asistent.

Mezi nejznámější AI nástroje patří:

  • ChatGPT (OpenAI) – všestranný pomocník na psaní, přemýšlení i práci s daty.
  • Claude (Anthropic) – vyniká v delších konverzacích a komplexnějších úkolech.
  • Gemini (Google) – nabízí integraci s Google službami.
  • Microsoft Copilot – propojený s Microsoft produkty.

Pod jejich kapotou se skrývají tzv. velké jazykové modely (LLM – Large Language Models), které generují text na základě pravděpodobnosti výskytu slov. Při učení se „nakrmily“ obsahem (např. knihy, články, weby, studie…), a proto ví, jak na sebe navazují slova a věty v různých kontextech i jazycích. Jsou trénované na miliardách slov, takže pokrývají ohromné množství znalostí a dovedností.

Když položíte dotaz, nástroj na základě statistiky odhadne, jaká odpověď dává největší smysl. Generativní AI tedy nemá rozum ani emoce, ale dokáže tvořit odpovědi, které působí velmi přirozeně a užitečně.

Jazykové modely se sice neustále zlepšují, ale přesto přebírají i chyby nebo předsudky z dat, na kterých se učí. Obzvlášť když špatně formulujete dotaz nebo zabrousíte do specifických, neobvyklých či složitých témat, mohou tzv. halucinovat – vymyslet si odpověď, která zní uvěřitelně, ale není správná. Proto při práci s AI vždy zapojte kritické myšlení a výstupy kontrolujte.

💡 TIP: V placené verzi ChatGPT a Claude si můžete vytvořit vlastní asistenty. Nastavíte tón komunikace, kontext (například informace o vaší firmě) i požadovaný typ výstupu, a pak s nimi můžete pracovat bez toho, abyste pokaždé vysvětlovali zadání od nuly.

Generativní AI v Caflou vám může například shrnout komunikaci pod úkoly či projekty.

Umělá inteligence není jen psaní textů

AI boom v posledních letech se točí hlavně okolo textů – když se řekne „umělá inteligence“, většina lidí si vybaví nástroje typu ChatGPT. To je ale jen zlomek potenciálu, který AI pro firmy nabízí.

Do kategorie umělé inteligence můžeme zařadit spoustu různých technologií, které už dnes možná ve firmě používáte, aniž byste jim tak říkali. Například:

  • Strojové učení (Machine Learning): Systémy, které se učí z dat a zlepšují se s každým použitím. Typickým příkladem jsou aplikace pro čtení údajů z faktur.
  • Data mining: Těžba dat a hledání trendů, vztahů nebo odchylek. Používá se například v e-commerce, financích nebo marketingu – třeba pro odhalení podvodného chování, sezónních trendů nebo segmentaci zákazníků.
  • Počítačové vidění (Computer Vision): AI, která „vidí“ – rozpoznává obrázky, video nebo naskenované dokumenty. Používá se například při čtení QR kódů nebo převodu papírových smluv do digitální podoby, tzv. OCR.
  • Zpracování přirozeného jazyka (NLP): AI, která rozumí textu a řeči. ChatGPT je jen jedna z nich. Patří sem i automatické přepisy, strojové překlady nebo chytré vyhledávání v dokumentech.

AI vám přepíše nahrávku schůzky nebo hlasovku, vytvoří voiceover k videu a doplní titulky nebo vygeneruje obrázek či video podle slovního popisu. Poradí si s analytickými nebo organizačními úkoly, a ještě více času šetří při integraci s firemními nástroji. Generování textu je zkrátka jen špička ledovce. 

⚙️ Pokud chcete z technologií vytěžit maximum, vyplatí se zaměřit i na automatizace. Právě jejich propojení s AI vám ušetří nejvíc času. Automatizace mohou například přenášet úkoly mezi lidmi, obsah mezi systémy nebo ve správnou chvíli spouštět akce jako odeslání e-mailu a další. Přečtěte si návod, jak automatizovat procesy v malé firmě.

Objevte AI funkce v nástrojích, které už máte

Než se vrhnete do specializovaných AI nástrojů, prozkoumejte ty, které už používáte. Nejspíš vás překvapí, co všechno umí – a AI funkce jsou často v ceně! Příklady:

  • Aplikace pro projektové řízení – návrh úkolů a harmonogramu na základě popisu, odhad termínů dokončení, prioritizace…
  • CRM systémy – analýza zákaznických dat, predikce prodejů, příprava podkladů pro schůzky a follow-up komunikaci…
  • Účetní a fakturační software – vytěžování údajů z faktur, kontrola správnosti, párování dokladů s objednávkami, automatické přiřazení dokladů ke klientům či projektům, hlídání splatnosti…
  • Komunikační platformy – přepisy online schůzek, shrnutí diskuze do akčních bodů, našeptávání odpovědi na e-maily…
  • Textové a kancelářské nástroje – pomoc s formátováním a analýzou dat, sumarizace textů, návrh prezentace z poznámek, vysvětlení pojmů…

Jestli používáte Caflou, Office 365, Google Workspace, Slack, Zoom apod., stačí se porozhlédnout v nastavení či tržišti doplňků a můžete začít testovat.

V Caflou vám AI poslouží například jako asistent pro vytváření milníků projektů a to-dos úkolů.

Pokud vaše současné nástroje nic takového nenabízejí, možná je na čase zamyslet se nad modernější alternativou. Na druhou stranu se dnes jako AI označuje ledacos. Mnohé aplikace se chlubí umělou inteligencí, ale v praxi jde jen o to, že jsou propojené s jazykovým modelem – bez hlubší integrace, bez vazby na vaše data, bez skutečné přidané hodnoty. Místo chytré pomoci dostanete obyčejné okénko, kde si můžete nechat vygenerovat text stejně jako kdekoli jinde.

Opravdovou sílu AI poznáte, až když zapadne do vašich procesů. Pokročilá integrace AI ve firemních aplikacích totiž nefunguje jen jako „obal na ChatGPT“, ale přinese vám praktické funkce, které usnadní práci mnohem víc než chatbot. Například:

  • Navazuje na konkrétní scénáře – po přijetí faktury vytvoří úkol pro zaplacení, po schůzce vygeneruje zápis, po změně rozpočtu upraví plán projektu nebo vygeneruje odpověď na dotaz od klienta podle informací ve znalostní bázi.
  • Upozorní na odchylky – všimne si nezvykle vysokých nákladů, zpoždění úkolu nebo neobvyklého chování zákazníka dřív než vy.
  • Navrhuje zlepšení – doporučí úpravu harmonogramu, efektivnější rozložení práce v týmu, úsporu v nákupním procesu nebo automatizaci.
  • Přizpůsobí systém vašim potřebám – sleduje vaše zvyklosti a podle nich zobrazuje funkce, návrhy nebo upozornění přesně tam, kde se vám hodí.
  • Pracuje s reálnými daty – bere si podklady přímo z vašeho firemního systému, takže nemusíte nic složitě zadávat nebo připravovat.

Budoucnost zkrátka patří „neviditelné“ AI, která běží na pozadí a přirozeně doplňuje systém, se kterým denně pracujete, bez přeskakování mezi aplikacemi.

🤔 Jak konkrétně může AI fungovat ve firemním systému? Podívejte se na AI funkce v Caflou – od generování úkolů přes vytěžování faktur až po práci s obsahem.

Tipy na užitečné AI aplikace

Kromě univerzálních asistentů typu ChatGPT, Claude nebo Gemini existuje obrovské množství specializovaných aplikací. V tabulce najdete pár tipů pro inspiraci.

Nástroj

K čemu slouží

Perplexity

Odpovědi s odkazy na zdroje, ideální pro rešerše.

NotebookLM

Aplikace od Google pro práci s vlastními podklady – shrnutí a hledání v dokumentech, zvukové přehledy.

Tactiq, Fireflies, tl;dv

Přepis a shrnutí online schůzek, generování akčních kroků pro účastníky (funguje i v češtině).

Midjourney, Ideogram

Generování obrázků (ty umí i ChatGPT).

Gamma

Tvorba prezentací na základě textového zadání.

Descript, Opus, Clipchamp

Editace videa, titulky, voiceover.

Elevenlabs

Převod textu na přirozený hlas a hlasu na text.

Relume

Generování webů – struktura, texty, design.

Replit

Generování aplikací na základě popisu.

🤖 Chcete prozkoumat víc? Projděte si web theresanaiforthat.com – najdete tam tisíce AI nástrojů rozdělených podle kategorií, využití nebo ceny (včetně těch zdarma).

Začínáme s AI krok za krokem

Zavádění AI nemusí být revoluce ani „všechno nebo nic“. Můžete začít malou změnou – často právě ty mívají největší dopad. Tady je jednoduchý plán, jak na to:

  1. Zmapujte své procesy. AI neumí číst myšlenky. Pokud ji chcete zapojit do svého podnikání, nejprve si ujasněte, co a jak děláte. Jak proudí informace, úkoly, dokumenty? Kdo co řeší, kdy, v jakém pořadí? Čím více procesů zdokumentujete a sjednotíte, tím snáz najdete prostor pro zjednodušení.
  2. Identifikujte opakující se úkoly a největší bolesti. Hledejte rutiny, které zabírají hodně čas – např. přepisování údajů, tvorba standardizovaných dokumentů... Kde vás práce nejvíc zdržuje? Co vás nebo kolegy frustruje? To jsou ideální místa pro automatizaci nebo zapojení chytrých asistentů.
  3. Začněte s jednou oblastí nebo nástrojem. Spusťte jednoduchou automatizaci nebo AI aplikaci a sledujte, co vám přináší a kde ještě drhne.
  4. Zapojte lidi a sbírejte zpětnou vazbu. AI má být pomocník, ne překážka. Váš tým musí vědět, jak, kde a proč s ní pracovat. Ukažte přínosy, naslouchejte obavám a podporujte experimentování.
  5. Rozšiřujte postupně. Jakmile máte první funkční řešení, přidejte další. Učte se za pochodu, zohledněte, co funguje a co ne. Klíčová je plynulost, ne rychlost.

Na co si dát pozor?

S každou novou technologií přicházejí i rizika. Nedávno například nový čínský AI model DeepSeek vyvolal obavy ohledně bezpečnosti dat.

Při práci s AI proto pamatujte na tyto zásady:

Otázka není, jestli AI využívat, ale jak

Některé firmy se AI stále vyhýbají – často proto, že ji považují za příliš složitou, neosobní, nebo jednoduše nevěří, že by jim mohla být k užitku. Bojí se, že naruší vztahy se zákazníky, nahradí lidskou práci, nebo že zkrátka není pro jejich obor vhodná.

Obavy jsou pochopitelné, ale většinou vycházejí z neznalosti nebo předchozí špatné zkušenosti. Pokud si tedy říkáte, že „AI pro vás není“, možná nastala ideální chvíle dát jí šanci.

Vezměte to jako příležitost, jak ulevit sobě i kolegům od úkolů, co vás zdržují – ať se můžete věnovat tomu, co vás baví a přináší hodnotu. Začněte klidně malou změnou. Vyberte si jeden úkol, který vás brzdí, a zkuste ho vyřešit pomocí nástrojů z článku. Zapojte i svůj tým a naučte se s technologiemi pracovat tak, aby skutečně pomáhaly, a ne překážely.
 

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.